Der Mitautor von Digitalisierung in Industrie, Handel und Logistik. Professionelle Softwareauswahl und -einführung in der Logistik (erschienen bei SPRINGER GABLER) verfügt über reichlich Erfahrungen bei der Digitalisierung des Mittelstands.
Die Digitalisierung als Treiber von Veränderungen
Die digitale Transformation ist längst mehr als ein Trend – sie prägt die heutige Arbeitswelt und setzt neue Maßstäbe in Effizienz und Automatisierung. In vielen Unternehmen gibt es keine Frage mehr, ob, sondern nur noch wann und wie die digitale Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse erfolgt. Doch was für das Unternehmen als Erfolg zählt, wird von den Mitarbeitenden nicht immer als solcher empfunden und endet manchmal für diese in einem Fiasko.
Zwischen der Geschwindigkeit der Transformation und der Überforderung vieler Beschäftigten klafft oft eine Lücke, die nicht ohne Weiteres zu überbrücken ist. Nur wenige Unternehmen berücksichtigen die Menschen im Unternehmen ausreichend und tragen deren Bedürfnissen Rechnung. Doch woran liegt das? Warum fühlen sich so viele Mitarbeitende abgehängt und überfordert, wenn digitale Projekte umgesetzt werden?
Die Digitalisierung wird in erster Linie als strategischer Treiber verstanden, um Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, Arbeitsprozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. In anderen Unternehmen erwartet man, damit dem stetig höher werdenden Fachkräftemangel zu begegnen. Unternehmen investieren deswegen hohe Summen, leider viel zu oft ohne eine entsprechende Entscheidungsbasis, in die Modernisierung ihrer Strukturen und in Technologien, die effizientere Abläufe und datengetriebene Entscheidungen ermöglichen sollen. Für den Großteil der Unternehmen sind Ziele wie Automatisierung, künstliche Intelligenz und Big Data integraler Bestandteil einer erfolgreichen Zukunftsvision.
Dabei wissen viele gar nicht, was z.B. KI wirklich ist und für das eigene Unternehmen und die Mitarbeitenden bedeutet. Wer Marketingsprüchen der Anbieter unterliegt, dem unterliegen bald auch die Menschen im Unternehmen.
Praxisbeispiel:
Ein internationaler Logistikdienstleister investierte in ein umfassendes Tracking- und KI-gestütztes Dispositionssystem, um die Transportwege zu optimieren und die Auslastung der Fahrzeugflotte zu verbessern. Der technologische Fortschritt brachte tatsächlich Effizienzgewinne und eine Kostenreduktion. Doch viele Fahrer und Disponenten waren anfänglich skeptisch, da sie fürchteten, durch die automatisierten Prozesse zunehmend an Autonomie zu verlieren und mit strengerer Kontrolle oder gar Jobverlust konfrontiert zu werden. Erst durch gezielte Informationsveranstaltungen und die Einbindung in die Testphasen konnten die Mitarbeitenden schrittweise integriert und ihre Ängste gemindert werden. Diese offene Kommunikation war entscheidend dafür, dass das Projekt erfolgreich und ohne große Widerstände umgesetzt wurde.
Dabei stellte sich heraus, dass eine frühzeitigere Integration der Menschen im Unternehmen und die Kommunikation des Mehrwertes für jeden viel besser gewesen wären.
Technologie versus Mensch. Ein Widerspruch?
Die digitale Transformation bringt nicht nur technische, sondern auch kulturelle und soziale Herausforderungen mit sich. Während moderne Technologien neue Möglichkeiten eröffnen, treten zwischenmenschliche Faktoren oft in den Hintergrund. Unternehmen, die sich auf die Einführung neuer Software und Systeme fokussieren, vernachlässigen oft die emotionale Seite der Veränderung: Wie gehen Mitarbeitende damit um? Fühlen sie sich ausreichend informiert und vorbereitet? Fühlen sie sich ignoriert oder gar gänzlich außen vorgelassen? Wo bleiben die Wertschätzung und Teilnahme der Menschen?
Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen führte ein neues ERP-System ein, um Verwaltung und Produktion besser zu verzahnen. Die Einführung verlief jedoch nicht ohne Probleme: Viele Mitarbeitende fühlten sich überfordert, da das System sehr komplex war und ihre tägliche Arbeit deutlich veränderte. Trotz anfänglicher automatisierter Selbstschulungen mit Abschlusstest und Zertifizierungen waren viele Unsicherheiten geblieben und sie fühlten sich überwacht.
Erst nach direkten Feedbackrunden, in denen die Mitarbeitenden konkrete Kritik äußern und Fragen stellen konnten, wurden zusätzliche Schulungen mit Menschen statt Computern und eine bedarfsorientierte Betreuung eingeführt. Das Unternehmen erkannte, dass die soziale Komponente entscheidend ist, und konnte die Akzeptanz des ERP-Systems dadurch erheblich steigern.
Hätte man dies nur von Anfang an berücksichtigt, so die späte Einsicht.
Fehlende Unterstützung und mangelnde Schulung als Hauptursachen
Zwei der Hauptursachen für die Entfremdung der Mitarbeitenden im Zuge digitaler Projekte sind die oft mangelhafte Schulung und Unterstützung durch Entscheider und Geschäftsführung. Viele Unternehmen setzen zwar die digitale Infrastruktur um, vernachlässigen jedoch begleitende Fortbildungsmaßnahmen. Es wird die Meinung vertreten, dass Mitarbeitende dankbar sein sollen, da man sehr viel Geld für „deren Unterstützung“ in die Hand nimmt!
So fühlen sich viele Mitarbeitende unsicher und sind dadurch am Ende sogar weniger produktiv.
Praxisbeispiel:
Ein großes Einzelhandelsunternehmen führte in allen Filialen ein neues Kassensystem ein, das eine schnellere und effizientere Abwicklung versprach. Allerdings kam es zu Schwierigkeiten, weil die Angestellten unzureichend auf das neue System vorbereitet wurden. Die Schulung bestand lediglich aus einer einstündigen Online-Präsentation, die viele Fragen offenließ. Man hatte schließlich, so dachte man, in ein besonders teures und angeblich sich selbst erklärendes System investiert.
Zahlreiche Kassierer*innen fühlten sich überfordert, was zu längeren Warteschlangen und vermehrtem Stress führte. Erst als das Unternehmen beschloss, erfahrene Mitarbeitende in jeder Filiale als Ansprechpartner zu benennen und zusätzliche Präsenzschulungen anzubieten, nahm die Akzeptanz des Systems zu. Die Mitarbeitenden konnten ihre Unsicherheiten abbauen, was nicht nur ihre Zufriedenheit, sondern auch die Kundenzufriedenheit positiv beeinflusste.
All das hätte man frühzeitig mit den richtigen Einführungsprozessen vermeiden können.
Wie kann eine menschorientierte Digitalisierung aussehen?
Eine nachhaltige und erfolgreiche Digitalisierung erfordert, dass die Menschen im Mittelpunkt stehen. Unternehmen, die den Fokus nicht nur auf die technische Umsetzung, sondern auch auf eine menschorientierte Gestaltung legen, schaffen es, langfristige Zufriedenheit und Effizienz zu verbinden. Doch wie kann das konkret aussehen?
Ein Schritt ist die transparente Kommunikation: Führungskräfte sollten die Vision und die Ziele der Digitalisierung verständlich erklären und den Mitarbeitenden Raum für Fragen und Bedenken geben. Change-Management spielt hier eine zentrale Rolle – die Veränderung sollte nicht als einseitiger Prozess „von oben“ betrachtet werden, sondern als gemeinschaftliche Aufgabe, bei der jede Meinung zählt.
Der nächste Schritt ist die Einbindung der Mitarbeitenden von der Bedarfsanalyse über die Lastenhefterstellung der Anforderungen, die Definition der Soll-Prozesse bis hin zum kompletten Auswahl- und Einführungsprozess der Lösung.
Mitwirkung ist DAS Schlüsselkriterium. Denn schließlich soll es kein Unternehmensprojekt, sondern ein Projekt der Menschen im Unternehmen sein, die tagtäglich damit konfrontiert werden.
Zudem sollten Unternehmen regelmäßig Feedback einholen, um herauszufinden, ob und wie die Mitarbeitenden die neuen Technologien kennen und nutzen. Durch diesen offenen Austausch können mögliche Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und gezielt angegangen werden.
Praxisbeispiel:
Ein Logistikunternehmen entschied sich für die Einführung eines neuen CRM-Systems. Anstatt die Mitarbeitenden vor vollendete Tatsachen zu stellen, wurde das System schrittweise eingeführt.
MENSCH MENSCH DIGITALISERUNG In regelmäßigen Meetings konnten die Mitarbeitenden Feedback geben und Verbesserungsvorschläge einbringen. Diese kontinuierliche Zusammenarbeit sorgte dafür, dass das System an die spezifischen Bedürfnisse angepasst wurde und nicht nur die Unternehmensziele erfüllte.
Durch diesen kooperativen Ansatz fühlten sich die Mitarbeitenden ernst genommen und integriert – und das CRM-System wurde als Mehrwert wahrgenommen, nicht als Last.
Zukunftsperspektive: eine Digitalisierung, die Menschen mitnimmt
Die digitale Transformation ist eine komplexe Herausforderung – und sie gelingt nur dann, wenn Unternehmen sowohl technische als auch menschliche Aspekte in Einklang bringen. Eine nachhaltige Digitalisierung sieht den Menschen als zentralen Faktor für den Erfolg und stellt sicher, dass Mitarbeitende in den Prozess eingebunden werden, dass Schulungen angeboten werden und dass Ängste ernst genommen werden.
Im Idealfall profitieren ALLE Beteiligten dann sogar noch finanziell, z.B. wenn ein Projekt on Time, on Budget und on Target abgeschlossen wird.
Die richtige Motivation, beginnend mit einer gemeinschaftlichen Veranstaltung aller beteiligten Menschen im Projekt, die vermittelt, dass es hier auch um Spaß und nicht nur um Arbeit geht, zeigt die notwendige Wertschätzung, die leider bei so vielen Projekten fehlt.
Nur so können digitale Projekte langfristig erfolgreich sein und die Menschen motiviert werden, die Chancen der neuen Technologien aktiv anzunehmen.
Fazit: Die Mitarbeitenden im Unternehmen sind Menschen und keine Ressourcen!
Zur Person
Christoph Groß ist Unternehmensberater und berät Kunden diverser Branchen und Unternehmensgrößen bei der Erkennung, Auswahl und Umsetzung der Digitalisierungspotenziale. Ganz gemäß dem Motto „Digitalisierung als Mehrwert für alle“ bezieht er in seinen Projekten auch die Menschen intensiv ein, um das Projekt für alle Beteiligten zu einem Mehrwert bringenden Erfolg zu machen. www.der-digitalisierungsberater.de